11.07.2006 Die Zeichnungsbefugnis: im Auftrag i.A.

Eine Sekretärin sollte sich immer bewusst darüber sein, wann sie wie unterschreiben darf. Gerade was die Zeichnungsbefugnis im Auftrag (i.A.) betrifft, sollte innerhalb des Unternehmens Klarheit geschaffen werden. Nur so kann ausgeschlossen werden, dass sowohl die Sekretärin als auch andere Mitarbeiter ihre Kompetenzen mit ihrer Unterschrift überschreiten.

„i.A." - die Zeichnungsbefugnis wird in größeren Unternehmen regelmäßig offiziell und schriftlich erteilt und bedeutet, dass im Auftrag der Firma unterschrieben wird, nicht aber im direkten Auftrag des Chefs.
In großen Unternehmen und vor allem in Konzernen sind die Kompetenzen und die damit verbundenen Unterschriftsvollmachten konsequent geregelt. Das bedeutet für die Sekretärinnen meist, dass sie die Zeichnungsbefugnis "im Auftrag" nicht bekommen und somit auch nicht im Auftrag unterschreiben dürfen.

In kleinen Firmen ist es oft ein Gewohnheitsrecht, das nicht schriftlich festgehalten wurde, wonach die Sekretärin besonders bei häufiger Büroabwesenheit des Chefs Standardschreiben mit dem Zusatz "i.A." - im Auftrag - unterzeichnet, um die Schreiben verschicken zu können.
Neue Mitarbeiter sollten ihre Kompetenzen bezüglich der Zeichnungsbefugnis mit dem Vorgesetzten abklären, um einem ungewollten Missbrauch vorzubeugen.
Idealerweise wird aber der Sekretärin eine Unterschriftsvollmacht erteilt, damit sie Ihren Chef voll und ganz entlasten kann.

Fehlt diese Unterschriftenvollmacht gänzlich bleibt nur die altmodische Alternative "f.d.R.", was soviel bedeutet wie "für die Richtigkeit". Hierbei wird lediglich erklärt, dass diejenige, die unterzeichnet, dafür einstehen möchte, dass der verschickte Text richtig ist. Die Abkürzung "f.d.R." ist heute kaum noch gebräuchlich und führt daher meist nur für Verwirrung, weshalb sie vermieden werden sollt.